Benodigde stappen bij de strategische planvorming zijn:

a) inventarisatie van nieuwe ontwikkelingen;
b) verwerking en analyse van klachten, storings-, inspectie- en meetgegevens;
c) vergelijking van de werkelijke situatie met de gewenste situatie volgens de functionele eisen, maatstaven en meetmethoden;
d) beoordeling van de gevonden verschillen.

Hierbij is het gebruik van een checklist handig.

a) Inventarisatie van nieuwe ontwikkelingen

Inventarisatie is nodig als de aanleiding voor de toetsing is:

opstelling van een beheerplan voor gemalen en/of een GRP, of;
als voorbereiding op aanpassing, renovatie of vervanging van gemalen.

In het eerste geval is de inventarisatie meer strategisch gericht, met een langere tijdshorizon en op hoofdpunten. Bij bestaande gemalen gaat het hier om een aanpassing van de ontwerpuitgangspunten. Als voorbereiding op aanpassing, renovatie of vervanging van gemalen is de inventarisatie ook meer operationeel gericht. Meer informatie hierover vindt u in Inventarisatie.

b) Verwerking en analyse van klachten, storings-, inspectie- en meetgegevens

Voor de verwerking en analyse van klachten, storings-, inspectie- en meetgegevens stelt u jaarlijks een technische rapportage op. Hierin beschrijft u, met de meetmethoden, het functioneren. Het verdient aanbeveling deze rapportage te verwerken in het jaarprogramma.

Jaarlijkse verwerking:

aantal storingen per gemaal;
storingsoorzaken;
storingseffecten, zoals overstortingen;
controle of storingen binnen 24 uur zijn verholpen;
controle uitvoering inspecties en samenvatting resultaten inspecties;
draaiuren;
vermogen/stroomverbruik;
verpompte volumes;
controle verwerking revisiegegevens;
controle op veiligheidscertificaten van ingezette werknemers van gemeente en derden;
controle op (tijdige) afhandeling van klachten;
afschrijvings-, personeels-, onderhouds-, storings-, communicatie- en energiekosten per gemaal;
controle op toegenomen afvalwaterhoeveelheden.

Jaarlijkse analyse:

vaststellen (op basis van oorzaken van storingen en klachten) of meer structurele verbeteringsmaatregelen aan gemalen nodig zijn;
controle op aangesloten hemelwaterafvoer op druk-, vacuüm- en luchtpersriolering;
voor gemalen met veel storingen of hoge onderhouds- en energiekosten: kostenanalyse (zie hoofdstuk 5) die kan leiden tot aanpassing van de onderhouds- en inspectiefrequentie of tot renovatie of vervanging van een gemaal.

c) Vergelijking van de werkelijke situatie met de gewenste situatie

In deze stap loopt u de functionele eisen één voor één af. Op basis van de beschrijving van het functioneren en eventueel de inventarisatie toetst u deze eisen aan de maatstaven.

d) Beoordeling van de gevonden verschillen

Bij de beoordeling spelen ernst, omvang en verwachte ontwikkelingen een belangrijke rol. Het eindresultaat is een lijst met verbeterpunten (gewenste verbeteringen) en een lijst met knelpunten (noodzakelijke verbeteringen). Deze lijsten kunt u zien als opdrachten voor het operationeel beheer.

Stap 3: Toetsing