Basisvoorwaarden

Een succesvolle samenwerking voldoet aan drie basisvoorwaarden. Daarbij gaat het om inzicht in zowel de opgave als elkaars belangen en verwachtingen:

Een gezamenlijk doel geeft richting aan de samenwerking. Om een gezamenlijk doel te formuleren, is het belangrijk dat je (alle betrokkenen bij de samenwerking) open bent over jouw opgave(n), belangen en beweegredenen. Centrale vraag is: waarom doen we dit (samen)?
Een gevoel van urgentie ontstaat wanneer iedereen het gevoel heeft dat de samenwerking helpt om doelen eerder te bereiken of dat je iets misloopt als je niet meedoet. Inzicht in de aanleiding (waarom doen we dit samen?) en helderheid over de meerwaarde van de samenwerking helpen om een gevoel van urgentie te krijgen.
Het besef van wederzijdse afhankelijkheid wil zeggen dat iedereen beseft dat het doel alleen te halen is met medewerking van de ander. Dit draagt bij aan de motivatie voor de samenwerking.

Begin de samenwerking pas wanneer je voldoet aan deze drie basisvoorwaarden. Een te vroege start leidt vrijwel altijd tot stagnatie door latere discussies over een van de voorwaarden. Bij Sturen in samenwerking vind je handvatten en instrumenten die je kan inzetten om aan de voorwaarden te voldoen.

N.B. De drie basisvoorwaarden blijven zich ontwikkelen. Controleer daarom regelmatig of jullie allemaal nog steeds naar hetzelfde doel toewerken en aan de voorwaarden voldoen.

Pijlers: inhoud, proces en relatie

Soms gaat samenwerken bijna als vanzelf, een andere keer gaat het juist heel stroef. Dat komt omdat samenwerken mensenwerk is. Hoe effectief de samenwerking is, hangt af van drie pijlers:

De inhoud gaat over feitelijkheden, zoals de opgave en de ambitie. Ofwel de resultaten die je samen wil bereiken en de bijbehorende (on)mogelijkheden. Een besluit dat is gebaseerd op de juiste inhoud kan op draagvlak en vertrouwen rekenen. In tegenstelling tot een 'leeg' besluit.
In een plezierig proces weet je wat je aan elkaar hebt en zijn er duidelijke procesafspraken die je ook nakomt.
Bij een goede relatie respecteer je elkaar in de samenwerking.

Als je voldoende aandacht hebt voor deze drie pijlers ontstaat draagvlak. De volgende tips kunnen daarbij helpen:

Communiceer effectief. Dat is essentieel en werkt als katalysator voor alle drie de pijlers.
Ontsluit volledige en betrouwbare informatie voor iedereen.
Geef samen waarde aan de informatie, zodat iedereen die ook op dezelfde manier interpreteert (zie ook Gezamenlijk feitenonderzoek).
Bouw gezamenlijke kennis op. Onderken kennishiaten en bepaal hoe je deze aanpakt.
Moedig creativiteit aan. Creativiteit zorgt vaak voor oplossingen met meerwaarde. Creatieve oplossingen ontstaan door kennis en informatie te combineren en/of door tijdens bijeenkomsten specifieke werkvormen toe te passen, bijvoorbeeld het maken van een Mindmap.
Wees open over zowel belangen en verwachtingen als kennis en onzekerheden. Dat nodigt anderen uit om ook open te zijn. Door openheid ontstaat vertrouwen en neemt het draagvlak toe. Door kennis te delen krijgt creativiteit de ruimte.
Vertrouw elkaar. Het helpt om duidelijke (proces)afspraken te maken en je daaraan te houden. Afwijken van afspraken mag wel, maar alleen in overleg. Het in stand houden van vertrouwen vergt tijd, aandacht en betrokkenheid.
Houd voldoende voortgang. Dat is belangrijk om draagvlak en vertrouwen in de samenwerking te behouden. Bij te weinig voortgang verzandt de samenwerking, maar bij een (te) hoog tempo bestaat het risico dat mensen afhaken. Probeer een balans te vinden tussen geduld hebben en voortgang behouden. Dat kan onder andere door de samenwerking af en toe te evalueren.

Groeien in de samenwerking

Een goede samenwerking heeft tijd nodig om te groeien. Bij de start ligt de nadruk op ‘kennismaken’ en ‘begrijpen' (zie figuur A). Wie is wie? Wat kan iedereen? Waar zijn we goed in en waarin niet? Het uitwisselen van deze informatie geeft inzicht in elkaars kennis en vaardigheden. Dat is de basis voor ‘waarderen’. In een volgende stap gaat het ook om het benoemen en erkennen van elkaars kracht. Waar kunnen we elkaar versterken? Deze waardering leidt tot vertrouwen en het durven overlaten aan de ander.

Het beklimmen van de samenwerkingsladder duurt even, zie dat als een tijdsinvestering. Sla geen stappen over maar zet de stappen na elkaar om terugval te voorkomen. Hoe hoger je op de ladder komt, des te vruchtbaarder wordt de samenwerking. Tijdens de groei is steeds afwisselend aandacht nodig voor de drie pijlers inhoud, proces en relatie. Vier daarom behaalde successen samen.

Samenwerken aan stedelijk waterbeheer