Om tot doelmatig beheer te komen, worden de volgende stappen voorgesteld (zie ook Figuur A).

Start

1. Initiatief

Eigenaar of beheerder neemt het initiatief om het IBA-beheer te bespreken. Aanleiding kan bijvoorbeeld zijn het IBA-jaarverslag of het slecht functioneren van bepaalde IBA-systemen.

Maatwerk voor de lastige situaties

2. Analyse

De werking en de kosten van de systemen worden in beeld gebracht. Dit zorgt voor transparantie in het dossier. Het gaat hierbij niet alleen om gemiddelden, maar juist ook om de bijzondere gevallen. Uit inventarisaties blijkt dat soms 10% van de systemen zorgen voor 30% of meer van de kosten. Als het slecht functioneren het gevolg is van onjuist gebruik wordt de gebruiker hierover aangesproken.

Figuur A Stappenplan doelmatig IBA-beheer

3. Benoem alternatieven voor ondoelmatige systemen

Voor de systemen die niet goed functioneren en/of hoge kosten met zich meebrengen worden alternatieven overwogen. Mogelijkheden zijn:

De kosten accepteren die nodig zijn om de systemen goed te laten functioneren. Het kan dan nodig zijn het beheer te intensiveren (bijvoorbeeld door het nemen van preventieve maatregelen bij langdurige afwezigheid) of het systeem te modificeren (bijvoorbeeld door de beluchting aan te passen aan het ammoniumgehalte). Bij beheer door het waterschap vastleggen welk deel van de kosten de gemeente c.q. het waterschap voor zijn rekening neemt.
Het in overleg met de waterkwaliteitsbeheerder accepteren dat een systeem minder goed functioneert. Bijvoorbeeld het laten vallen van de NH4+ eis.
Vervangen van het systeem door een beter geschikt IBA-systeem of door andere technische oplossingen zoals mechanische riolering of nieuwe sanitatieconcepten.
Het beëindigen van de verbrede zorgplicht door de gemeente. Met het oog op de betrouwbare overheid lijkt dit vooral een optie als ook de gebruiker hier mee instemt.

4. Alternatieven afwegen

Op basis van een evenwichtige afweging, bijvoorbeeld op basis van een multicriteria-analyse met kosten, baten, haalbaarheid, beeldvorming e.d., worden de alternatieven besproken en een keuze bepaald.

Doelmatigheidstoets over het geheel van IBA-systemen

5. Optimaliseer kosten en baten

Naast de keuzes die per locatie worden gemaakt, kan ook een optimalisatie over alle IBA-voorzieningen worden gemaakt. Het kan hierbij helpen om een aantal scenario’s uit te werken, zoals ‘het hanteren van de eisen voor een verbeterde septic tank voor alle IBA’s’ of ‘het hanteren van een maximaal gemiddeld budget per IBA en daarbinnen de systemen zo goed mogelijk laten functioneren’. In het laatste geval bepalen gemeenten en waterschap hoeveel zij maximaal aan het operationeel beheer willen uitgeven¹. Ook kan in deze fase gekeken worden naar de taakverdeling tussen gemeente en IBA-beheerder. Zo zou het, vanwege de nabijheid, efficiënt kunnen zijn als gemeenten een rol spelen bij het oplossen van ‘kleine’ storingen en klachten.

Keuzes vastleggen en doen

6. Keuzes vastleggen

De keuzes worden vastgelegd en ingevoerd in een onderhoudsbeheersysteem. Hierin worden ook alle modificaties, vervangingen en afvoer van slib vastgelegd². Waar zinvol wordt een gewijzigde aanpak van het beheer gecommuniceerd met perceeleigenaren en bewoners.

7. Ervaringen benutten

De ervaringen met de nieuwe wijze van beheer worden benoemd en bijvoorbeeld vastgelegd in een IBA-jaarverslag. Dit kan weer het vertrekpunt zijn voor een nieuwe optimalisatieslag (stap 1)

De aanpak geldt overigens niet alleen voor beheer door het waterschap. Hij kan ook worden toegepast bij eigen beheer door gemeenten of beheer door een marktpartij. Inzicht in kosten en functioneren en de dialoog tussen eigenaar, IBA-beheerder en waterkwaliteitsbeheerder vormen de basis.

¹Ook voor grote herinvesteringen is een systematische doelmatigheidscheck gewenst. Het Denkstappenmodel voor vraagstukken over stedelijk waterbeheer, dat door STOWA en RIONED is ontwikkeld, kan daarbij worden toegepast.
²Het verdient aanbeveling om objectieve maatstaven te ontwikkelen die inzicht bieden in de technische staat van IBA-systemen, vergelijkbaar met Kiwa beoordelingsrichtlijn K14020 voor kwaliteitsgestuurd onderhoud aan pompinstallaties en gemalen.

Een praktisch stappenplan